To, jak jest zorganizowana sala konferencyjna, może mieć decydujące znaczenie przy zawieraniu kontraktów. Wystrój sali, jej lokalizacja może wpłynąć na to, czy kontrahent zdecyduje się podjąć z nami współpracę.
Wybierając salę konferencyjną na sympozjum, szkolenie, konferencję, należy zwrócić uwagę na kilka kwestii. Należą do nich: lokalizacja obiektu; wyposażenie w urządzenia potrzebne w pracy biurowej, prezentacjach biznesowych; odległość od źródeł hałasu; dojazd; parking; dostępność do cateringu.
Lokalizacja jest najważniejszym czynnikiem, gdy decydujemy się na wynajem sal konferencyjnych. Obiekty muszą znajdować się niedaleko od bazy noclegowej. Liczy się też odległość od dworców, lotniska.
Organizacja szkolenia w miejscu noclegu (np. w hotelu) pozwala lepiej wykorzystać czas. Z kolei sala konferencyjna położona dalej od centrum jest tańsza.
Żadna sala konferencyjna nie obejdzie się bez sprzętu elektronicznego oraz sprzętu biurowego (krzeseł, stołów). Goście muszą mieć do dyspozycji: projektor, rzutnik, komputery czy latopy z szerokopasmowym internetem. Liczy się też odpowiednie oświetlenie oraz nagłośnienie. Niedopuszczalna jest źle wytłumiona sala konferencyjna, gdzie dźwięk rozchodzi się fatalnie i powstaje echo.